SFA（営業支援システム）の選び方と各サービスまとめ

ヒューマンリソースを効率よく動かし、コストパフォーマンスの高い組織運営を行なっていく絵で欠かせないのが積極的な仕事効率化システムの導入です。中でもSFA、営業支援システムは今や様々な企業から提供されているサービスで、無料・有料の違いや顧客のニーズに合わせた様々なプランを選ぶことができます。

今回はそんなSFAの基本的な情報からシステムの選び方、オススメのSFAをご紹介していきます。

【目次】

• SFAの概要
• SFAの機能について
• SFAを利用するメリット
• SFAを利用するデメリット
• 自社に最適なSFAを選ぶポイントとは
• 人気のSFAまとめ
• 無料プランのあるSFAまとめ
• 人工知能を活用した「AI秘書」となってくれるSFA

SFAの概要

SFAはSales Force Automationの略称で、日本では営業支援システムと呼ばれています。90年代にアメリカで誕生した営業に関する考え方ですが、現在では営業部門における売り上げや収益の最大化を支援するためのシステムとして広く認知されています。

SFAが具体的にどのように支援するかというと、情報共有の効率化や営業活動の視覚化によって行います。クライアント情報をわかりやすく、迅速に共有することで担当ではない人員にも効率よく状況把握が行えたり、新人が営業を担当するという場合でもこれまでのデータや現状の共有をわかりやすくすることで、スムーズに業務を遂行することができるようになります。

SFAの機能について

SFAはサービスによって機能が異なりますが、主に含まれているのは以下のようなものです。

顧客管理機能

担当者や売上の確認など、各クライアントごとの情報を決められたフォーマットから確認できるという機能です。情報の入出力も容易になるため、部門内だけでなく別のグループとの情報共有も簡単になります。

営業活動管理

営業担当者の活動状況を把握する機能です。誰がどの案件を担当しているかの概観や、かく営業担当への仕事配分のバランスは適切であるかなどを把握するのに有効です。

日報作成

営業日報の作成と共有を手助けしてくれる機能です。画一化されたフォーマットで入力も出力も簡便になり、社内のPCだけでなく外出先からも入力ができるようになるため、移動にかかる時間や交通コストを削減することにも繋がります。

見積書・請求書作成

案件ごとに必要な見積もりや請求書の作成を統一フォーマットで作成できます。フォーマットが統一されることで記入漏れや確認ミスの低下、管理の簡便化が期待できます。

ToDo機能・通知機能

毎日の業務でこなさなければならないタスクをSFAシステムのなかで管理し、やり残しやチェックミスを防いでくれる効果が期待できます。また各人員の日々のToDoを一括して管理できるサービスも存在し、毎日の仕事量を把握しつつバランスの良い仕事配分を提供するのにも活用できます。

売上管理

売上管理は煩雑になってしまいがちであるため、年度末などにまとめて整理することになれば過密スケジュールやミスを誘発する原因になってしまいます。統一フォーマットで一つ一つの入力で自動的に整理されるようになれば、そのようなトラブルの発生も防ぐことができます。

ユーザーカスタマイズ機能

SFAはプロバイダーや提供されるサービスによってインターフェイスや搭載機能が異なりますが、カスタマイズ機能を活用することで使いやすいシステムを実現することも可能です。

SFAを利用するメリット

様々な機能でユーザーを支援してくれるSFAですが、メリット・デメリットも整理して確認しておきましょう。

営業活動の可視化

クライアントの情報や営業担当のステータス、売り上げまで、一つのシステムから営業状況を全て確認できるのは大きな業務効率の向上につながります。場当たりではなく戦略的に営業活動を継続していくためにはデータを蓄積し、有効活用してくことが重要とされていますが、SFAが担うのはデータを積み上げ、分析することで有効に活用できるよう支援する役割です。

単なる分析にとどまらず、好不調の兆しが現れた際に素早く対処できるようになるのもポイントです。

チーム活動の活発化

個人が所有している情報を画一化されたフォーマット上でやり取りすることにより、チーム内の情報共有の迅速化が可能になります。また複数回に渡るミーティングなどを行わずともあらかじめシステム上でやり取りを行うことができるため、チーム内のコミュニケーションも効率化することができます。

社内での活動にかかるコストを削減し、より営業活動そのものに力を入れることができるようになるでしょう。

社内全体の業務効率化にも貢献

今日注目を集めているのは、部門単位での活動ではなく社内全体でいかに効率よく業務を遂行するかという点です。これまで部門ごとのコミュニケーションがうまくいかなかったのは、それぞれ異なるシステムを導入していたことなどが原因としてあげられますが、SFAの新たな導入をきっかけに会社全体でシステムを統一することができれば、全体の情報共有効率は飛躍的に向上するでしょう。

SFAを利用するデメリット

多くのメリットが目立つ一方、新しいシステムの導入に伴い、事前に考慮しておかなければならないポイントもあります。

システム導入、入力作業に時間を要する

SFAを新規に導入する場合、現場にはシステムの移行というタスクが発生してしまうため、別の業務に支障をきたしてしまうことは予測しておくべきでしょう。繁忙期などは避け、段階的に導入していくことも検討して良いかもしれません。

マニュアル制作の必要性

システムの導入だけでなく、社員にシステムを効果的に活用してもらうためには今までのシステムは放棄し、新しいシステムに慣れてもらう必要があります。そのためには導入初期のある程度の効率の低下は免れ得ないと言えるでしょう。

自社に最適なSFAを選ぶポイントとは

自社の営業部門に最適なSFAを見つけるためには、いくつかのポイントを押さえてサービスの選定を行う必要があります。

コストパフォーマンスはどうか

導入費用やシステム保守にかかる維持費、サービス利用のためのライセンス料など、SFA導入に関わるコストはどれくらいになるか、自社の予算はどれくらいかをはじめにある程度見積もっておく必要があります。

機能の数は適切か

SFAは多機能性も魅力の一つですが、自社の業務によっては必ずしも多機能であることが正しいとは限りません。効率化が必要なのはごく一部の機能だけということであれば、わざわざ多機能で高額なシステムを導入する必要はないため、シンプルなものを選ぶようにしましょう。

ユーザビリティについて

機能をシンプルに抑えることと同様に、インターフェイスなどが分かりづらく、社員にストレスを与えてしまう場合には業務効率は以前より下がってしまうこともあります。ユーザーカスタマイズ機能を使えるかや、既存のシステムとの相違点をしっかりと把握しておくようにしましょう。

サポート体制の充実度

全く新しいサービスを利用するとなると、使い方や些細なトラブルでも解決策がわからず時間を浪費してしまうことも多いですが、SFAを導入する際もなるべくサポート体制が充実しているものを選ぶと安心です。

モバイル端末・外部からのアクセスは可能か

情報共有の利便性を向上してくれるシステムでありながら、外部のPCはもちろんスマートフォンやタブレットからアクセスできないとなると、外出の用事が多い営業担当にとっては不便を極めることになるでしょう。アクセス可能領域についても事前に確認をとっておきましょう。

API連携は可能か

すでに基幹システムなどを導入している場合、新規にSFAを導入する際もAPIに対応したものを選ぶと、そのまま基幹システムと連携させることもできます。

CSV出力可能か

CSVでの出力が可能であれば、通常の情報管理だけでなく会議資料の製作もはかどり、CSVデータで製作してきた顧客情報の入力なども簡単に済ませることが可能になります。

通知機能はあるか

ToDoリストなどに伴い、独自のアラート通知機能が搭載されていると便利です。業務に関わるあらゆる管理をSFA上で行い、通知機能と連携させることで確認漏れやミスの防止に繋がるでしょう。

支店・代理店との情報共有機能の有無

営業目標や商品情報を共有する際、SFAを通じて関連部署にも共有できるとさらなる効率化につながります。こういった機会が多い場合には確認しておきたい機能です。

メール配信機能

顧客情報に基づき、SFAを通じてメールを配信する機能が搭載されたサービスもあります。メール業務が発生する場合、この機能はあると便利でしょう。

名刺管理機能

外部の人と会うと蓄積されるのが名刺の存在ですが、こちらもSFA上のシステムを通じてスキャンとデータの保管を行えるものを選んでおけば、情報共有と保存に役立ちます。

人気のSFAまとめ

上記のようなSFAのメリットとデメリット、そして選ぶ際のポイントを踏まえて、実際に数あるサービスから自社にあったものを選んでいきましょう。

Oracle Sales Cloud

ERP、基幹システムの提供で有名なOracle(オラクル)はSFAも提供しており、ハイテクから金融、製造まで幅広い業種に対応する多機能性が魅力となっています。代理店や支店との連携機能もあり、広範な営業業務での活躍が期待できます。

Salesforce Sales Cloud

Salesforce(セールスフォース)は売り上げ分析や予測から見込み客を導き、契約に至るまでのあらゆる業務に関するサポートを行なってくれる機能を提供します。最もポピュラーなSFAであるとともに無料トライアルもあるので、気軽に利用を開始することが可能です。

eセールスマネージャーRemix Cloud

使い勝手ナンバーワンの呼び声もあるこちらのSFAは、出来る限り直接入力の手間を省く設計となっている点が魅力です。初期のシステム移行の負担が大きく解消され、スムーズな導入を手助けしてくれます。

無料プランのあるSFAまとめ

無料プランのあるSFAも確認しておきましょう。無料のメリットは何と言っても初期費用の削減ですが、機能に制限がかかっているといったデメリットもあります。システムが定着した頃に有料に切り替えるという使い方も視野に入れて運用していきましょう。

Zoho CRM

コストを抑えて運用したい個人事業主や中小企業に最適なのがこちらのサービスです。世界で数万社の導入実績を誇りながらも、基本的な機能を低価格で活用することができます。

ユビレジ

iPad対応のPOSレジシステムであるユビレジもSFAに含まれます。こちらは小売店向けのシステムですが、無料プランから基本的な機能が使えるということで、手軽にレジシステムを運用したいという事業者に人気のシステムです。

Sales Force Assistant

マネージャー視点で誕生したというこちらのSFAは、一人一人に電子秘書を設けるというコンセプトに基づいて担当者ごとのサポートを受けることができます。

GrooForce 980

一人でも使えるSFAが売りのこちらの製品ですが、単なるお試しではなく二つのアカウントまで無料で使用できるというのが大きなポイントです。スケジュール管理機能から使い始めるなど、用途に応じた機能拡張で使いやすさを追求しています。

NICE営業物語Smart3

こちらのSFAは他のサービスとの連携が取りやすいことで人気のサービスです。手書きと音声でメモを作れたり、日報の作成が簡単であるなども特徴です。

人工知能を活用した「AI秘書」となってくれるSFA

単にプログラムに沿ったサポートだけでなく、人工知能を活用して自動的に状況判断やサポート業務に当たってくれるSFAも存在します。

GeAIne

GeAIne（ジーン）はAIを活用して顧客分析を行い、契約に結びつきそうな相手をある程度候補として選び出すことができる高性能なSFAです。複数の営業文章テンプレートも生成可能で、迅速かつ確実なアプローチを試みることが容易になります。

Ambassador Relations Tool(ART)

こちらも優良顧客を自動的に分析し、自社に合わせて評価を6段階に分けてくれる人工知能が最大の特徴となっています。業種ごとの顧客データ整理なども行えるため、情報共有なども容易です。

Senses

Senses(センシーズ)は人工知能を用いて営業プロセスにおける決定を手助けしてくれるSFAです。蓄積したデータから次に打つべき一手でミスをしてしまわないよう、いくつかの選択肢をユーザーに提示してくれます。