日本でも導入が進むクラウドERPのメリットと活用方法
業務の効率化の際にまず考えたいと言われるのがバックオフィス環境の改善ですが、ERPシステムの導入はそのような問題の解決に大きく貢献してくれるでしょう。
特に現在話題となっているのがクラウドサービスを活用したERPの導入です。あらゆるシステムやアプリケーションにおいて、いわゆるオンプレミス(自社構築)型と比較されることの多いクラウドですが、今日ではクラウドサービスのシェアがますます拡大しており、ERPに関しても例外ではありません。
今回はそんなクラウドERPの概要についてと、クラウドERPを活用することによって得られるメリットなどについてご紹介します。
- 企業のリソースを有効活用するための施策
- ERPの多様なメリット
- オンプレミス型とクラウド型の違い
ERPの概要
ERPはEnterprise Resource Planning（企業資源計画）の略称で、要は企業を運営していくためのリソースを有効に使うための施策として、バックオフィス業務を一元的に管理するためのシステムのことを指しています。
企業資源を一元的に管理することによって状況に応じて最適なリソース配分を実現するということが可能になるという考え方が元になっているのです。
ERPが管理する情報は会計・予算・人材・購買・顧客・在庫など、企業のリソースに関わるあらゆるものが対象です。これらを一つのシステムによって管理することで、人は情報の統合のために余分なコストをかけることなく、スムーズに状況を把握し、処理することができるというわけです。
ERPの導入で得られるメリット
ERPを導入することで得られるメリット、つまり統合管理を実現することで得られる利点は多岐に渡ります。
例えば上でも述べたように情報を共有するためのコスト削減は、会社にとって大きな効率化をもたらしてくれるでしょう。
これまでは情報によってフォーマットが異なっているなど理由から、情報を一元化するための処理に人手と時間を割いていたのが、フォーマットを統一することでその作業が業務から消滅することになりますから、仕事が丸々一つ消えてしまうのです。
これによって企業内での横断的な情報共有が容易になるほか、意思決定の迅速化も期待できるでしょう。
あるいはデータそのものの入力ミスや出力ミスも大きく減少することが期待できます。同じシステムの中でデータを取り扱うため、人為的なミス発生のリスクが抑えられるためです。
こういったいわゆる裏方の業務環境を改善することで、結果的に顧客満足度の向上にもつなげていくことができます。サポート対応などは、特に企業側の情報処理の迅速さがものをいうケースが多いため、ここが整理されているということはそれだけ対応スピードにも差が生まれてくるものです。
ERP導入のデメリット
ERPの導入は必ずしもメリットのみを生むとは限りません。
確かにデータベースの一元化は、実現すれば便利なことは百も承知ですが、大変なのはそれを実際に構築することです。
ERPの最大のデメリットはまさにこの点にあるとも言え、導入のためにかかる人・お金・時間のコストに対してどれだけの効果を上げられるかについては議論の余地のあるところではあるでしょう。
あるいは情報を一元化したことによるセキュリティの問題も考えられます。
データを一元化した場合、システムが一度でも破られれば全てのデータが外部に流出してしまうことになりますから、システムの導入を考える際にはそのリスクを十分に考慮しておく必要はあります。
オンプレミス型ERPについて
ERPの導入方法としてこれまで主流であったのは、オンプレミス型といって自社でシステムを一から構築し、カスタマイズやアップデートを加えながら使い続けるというものでした。
一からシステムを構築することでその企業に合わせた独自のシステムを導入し、その使い勝手の良さから高い評価がある一方、この手法は初期の導入コストが高く、かつシステム保守のためのコストも決して安いものではないため、費用対効果を考えると中小企業では避けられることも多かったのも事実です。
しかしクラウドサービスとしてリリースされるERPは、そのようなオンプレミス型のデメリットを払拭することに成功したシステムです。
クラウドERPの特徴
クラウドサービスは、サービスを提供する企業がインターネットを介して直接アプリケーションを配信することで利用できるというものです。
クラウドERPもまたクラウドサービスの一環で、オンラインで会社のリソースに関わるあらゆるデータを網羅的に管理することができるというものです。
オンプレミス型と大きく異なるのは、
- 一括でアプリケーションを購入する必要がない
- サービス利用者側でシステムのメンテナンスをする必要がない
という手軽さが大きな魅力となっています。
これまでは、導入に大きなコストがかかっていたためにERPを導入できなかった企業が、クラウドサービスを活用することで手軽にERPを活用できるようになったことで、ERPというシステムそのものの普及にも大きく貢献しているという側面は無視できません。
クラウド型ERPにももちろんメリットとデメリットが存在しているものの、事実としてクラウドERPのメリットに注目して採用している企業が増加してきているということは、これからのバックオフィスのあり方について考える大きなポイントとなるでしょう。
クラウドERPのメリット
クラウドERPの最大の利点は、やはりその低コストな運用にあるでしょう。
前述のようにオンプレミス型とは違って、導入のために時間と手間をかけることなくプロバイダーとライセンス契約を結ぶだけですぐにシステムを運用することができます。
ライセンス料さえ支払えば既存のハードウェアで即座に業務にあたることが可能になるのは革新的なメリットと言えるでしょう。
もちろんインターネットを介してサービスが提供されるため、こちらでシステム保守にコストを割いたりサーバーの管理をする必要がありません。
システム維持のためのコストも大幅に削減することができると言えます。
クラウドサービスはライセンス契約のコストが継続的にかかるため、長期的に見ると割高になるというデメリットがあげられることもあります。
しかし、この点に関してはシステム保守やシステムのアップデートなどのコストを考えると、オンプレミス型の維持コストも決して安いものになるとは言い難いのです。ここで甲乙をつけるのは難しいところでもあります。
いずれにしろシステムに関わるあらゆる作業はプロバイダーが全て行ってくれるため、サービス利用者は純粋にシステムの活用に時間を割くことができるという利便性は大きなメリットです。
ハードを選ばずサービスを利用できるということは、インターネットさえあれば自社PCでなくとも外部からでもサーバーにアクセスし、データベースを管理できるということにもなります。
外出の多い業務の場合は自社PCから確認する手間が大きな負担となってしまいがちですが、クラウドに移行してしまえばその負担ももなくなることでしょう。
クラウドERPのデメリット
クラウドERPのデメリットとしてあげられるのは、やはりオンライン環境でなければデータベースにアクセスできないというところです。
データを全てオンライン上でやり取りすることになるため、その利便性は確かです。しかし、ネット環境が失われてしまうと全くデータベースにアクセスできなくなってしまう点は留意しておくべきでしょう。
あるいはオンラインでデータをやり取りする以上、情報漏洩のリスクはオフライン環境に比べて高いとも言えます。
インターネットは公共空間ですから、内部の人間以外にデータを盗み見されてしまうリスクは常に存在します。
もちろんプロバイダーもそのことは承知しているため、セキュリティに関しては一般的な企業の何倍もレベルの高いシステムを導入していますが、やはり絶対に社外に流出させたくない情報を扱う場合は、ある程度の警戒心を持つ必要があると言えます。
とは言えそういったデメリットが認知されている中でのクラウドERPのシェア増加という現象ですから、リスクを取ってでも導入したいメリットが評価されていることも無視できません。
導入について検討してみることは、決して無駄になることはないでしょう。
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