文書管理システムで社内はどう変わる？快適な店舗のための導入とは

【記事の概要】

• 文書管理システムによってビジネスはスピーディになり、コストカットも実現できる
• 文書の性質によって適切な管理方法には違いがある
• クラウド型と構築型、自社に合った文書管理システムの導入が必要

文書管理には3つのプロセスがある

文書管理とひとくちにいっても、ただ保管しておくだけでは意味がありません。
この記事では、「文書管理」の目的、また文書管理システム導入のメリットや各サービスの比較について紹介します。

文書管理の目的は保管・活用・廃棄

文書管理は、ビジネスにおける文書や記録情報を保管し、必要な場合は活用し、また適切に廃棄することをまとめていいます。
保管している顧客情報は住所や氏名といった個人情報、契約上知り得た事柄を含む場合があるので、正しく保管され、またむやみに流出しないように気をつけなくてはなりません。そのため、廃棄についても悪用されない手順で正しく廃棄する必要があります。

文書管理システムで業務効率化をはかる

とはいえ、何年分ものあらゆる文書を紙媒体で保管しておくとなると、膨大な量になってしまいます。日頃はほぼ使わないような文書を保管するためだけに、倉庫を借りたり店舗内のスペースを確保しておいたりするのは得策とはいえません。
そこで便利なのが文書を電子化して、コンピュータ上で管理するシステムの導入です。
これを文書管理システムといいます。

文書管理システム導入について

文書管理システムには、

• 検索機能
• 版数管理機能
• アクセス管理機能

という3つの基本的な機能がそなわっています。
文書管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのか、順を追ってみていきましょう。

文書管理システム導入のメリット1：時短

文書管理システムを導入すると、これまでそれぞれの部署や店舗で管理されていた文書が社内ネットワークで共有化されます。これにより、必要な文書を探す時間を短縮できるというメリットがあります。システムに保管すればすぐに文書を共有できるため、スピーディな業務が可能になります。
電子化することによって出先で文書にアクセスできるのも、業務効率化の一つといえるでしょう。

文書管理システム導入のメリット2：コストカット

文書管理システムで文書を一元管理することで、機密文書をそれぞれ管理したりプロテクトしたりするコストをカットすることができます。
また、紙代や印刷代の大幅な削減も可能です。保管に広いスペースを取られている場合は、そのスペースの新たな活用についても展望が開けるでしょう。

文書管理システム導入のメリット3：最新情報の取得が容易に

文書を紙で保管していると、古いバージョンの文書と最新バージョンの文書を取り違える事態を完全に防ぐことはできません。
年度によって書式が変わるもの、古い数字を取り扱った文書などを一つ一つ選り分けながら用いるのは、ヒューマンエラーにつながります。
その点、電子化した書類はアップデートやバージョンアップが容易で、いつも最新版の文書に接することができます。

文書別に見るおすすめの管理方法

文書は、その重要性や性質によっておすすめの管理方法が異なります。
そのため、場合によっては電子化したデータと紙媒体の保管を併用して、適切な文書管理をおこなう必要もあるでしょう。

たとえば、契約書は電子化したとしても原本が必ず必要になります。通常の業務で使う時には電子化されたデータを使い、原本はセキュリティのしっかりした倉庫などに保管しておきましょう。また、1部しか残っていない社内誌や、歴史ある希少な資料も、電子化した上で紙媒体である原本も適切に保管しておくべきです。

一方で、季節ごとに出版するカタログやチラシ、頻繁な差し替えが発生する手順書やマニュアル、ISO文書などは電子化した上で管理した方が業務効率化につながります。

フリー期間のあるクラウドも！文書管理システム比較

ではここからは、具体的にどのような文書管理システムがあるのか、各社のサービスを比較してみましょう。

富士通グループ

富士通グループでは、業種や利用シーンに合わせた複数の文書管理システムを提供しています。
低コストで導入できるクラウド型の「文書管理システム FUJITSU ビジネスアプリケーション Documal SaaS」は、1ヶ月のお試し版が利用可能になっています。
また、構築型では必要書類を瞬時に検索、紐づけできる「文書管理システム OnBase」、契約関連の文書管理に特化した「FUJITSU Enterprise Application Contract Eyes」などがあります。
低コストで導入できるものや、大企業の文書を丸ごと管理できる堅牢な構築型など、さまざまな規模の文書管理システムを網羅しているのが特徴といえるでしょう。

株式会社 日立ソリューションズ

日立では、ウェブブラウザ上でありながら、デスクトップで操作しているようなスムーズで直感的な操作を特徴とする「活文 Content Lifecycle Manager（旧ラビニティ One）」をはじめとして、さまざまな機能に特化したシステムやソリューションを提供しています。
これまで紙媒体での保管に慣れていた層にとっても使いやすい直感的なシステムは、さまざまな業種に受け入れられやすいシステムといえるのではないでしょうか。

大塚商会　文書管理

大塚商会では、文書のスキャンや管理、検索、廃棄など、文書管理の各シーンに最適なサービスを提供しています。
なかでも「e-文書法ソリューション」は、保管の要件が定められた国税書類や医療関係の書類を電子化できる、e-文書に準拠したサービスを特徴としています。

クラウド型か構築型で迷ったら：クラウド型のメリット

以上のように、文書管理システムにはクラウド型と構築型の2つのタイプがあります。
クラウド型は、ネットワーク上で文書の管理をおこなうため、自社PCの領域を圧迫することなくデータを保管できるというメリットがあります。また、出先であっても、スマートフォンなどのモバイル端末で必要な文書をすぐに閲覧できるという点も魅力といえるでしょう。一方で、外部組織に社内の機密文書を預けるため、セキュリティのしっかりしたサービスをよく吟味して選ぶ必要があることも念頭に置いておく必要があります。無料トライアルなどを活用して、運用を実際に試してみることをオススメします。
クラウド型については、「クラウド型文書管理ツールのメリットとおすすめツール5選（https://orange-operation.jp/posrejihikaku/paperless/14978.html）」で詳しく解説しています。

まとめ

業務の過程で増えていく文書を適切に管理するためには、必要に応じて電子化していくことが不可欠といえます。
必要な時に必要な情報を引き出せるよう紐づけておけば、業務効率化だけでなく、マーケティングにおいても効果を発揮するでしょう。