【徹底比較】無料・有料の会議室予約システム18種まとめ

「会議室予約システムって何だろう？どのサービスを使えばいいの？」

というお悩みをお持ちの方。

会議室予約システムは、その名の通り会議室の予約状況をシステムで管理するためのツール　です。

会議室予約システムを導入すると、手作業で管理すると起こるミスを防ぎ、スムーズに会議室を活用することができます。

とはいえ、会議室予約システムが具体的にどのようなものなのか、導入することでどんなメリットがあるのかわかりにくいですよね。

そこでこの記事では、

• 会議室予約システムとは
• 会議室予約システムを導入する3つのメリット
• 無料で利用できる会議室予約システム5選
• 有料で利用できる会議室予約システム13選

の順に会議室予約システムについて説明します。

まずはこの記事で、会議室予約システムの概要をつかんでいただければと思います。

会議室予約システムとは？

会議室予約システムとは、会議室をより効率的に運用するための予約管理ツールです。

はじめに、会議室予約システムの基本的な機能について説明します。

会議室予約システムの基本的な機能

会議室予約システムの基本的な機能は、

• 予約管理
• 利用状況のリアルタイム確認
• 自動キャンセル機能

の3つです。

これらの機能をクラウド上で完結させることができるため、ホワイトボードやExcelなどで管理するよりもミスが起きにくいです。

また、有料のサービスには、サンクスメールの自動配信や顧客管理、決済などの機能が備わっているものもあります。

数ある会議室予約システムの中から、自社の問題にやニーズに合うものを選ぶと、より効果的に運用することができます。

会議室予約システムを導入する3つのメリット

会議室予約システムを導入する主なメリットは、3つです。

• 予約忘れや重複などの人的ミスを防止できる
• 利用状況や予約状況をクラウドで確認できる
• 連絡や調整の時間を減らすことができる

それぞれ詳しく説明します。

メリット1. カラ予約や重複などの人的ミスを防止できる

会議予約システムを導入するもっとも大きいメリットは、人的ミスを防止することができることです。

ホワイトボードや手打ちのExcel管理などによる会議室の予約管理では、さまざまなミスが起こります。

たとえば、

• 会議室の空(から)予約
• ダブルブッキング
• 会議の延長によるスケジュールの後ろ倒し

などに頭を抱えた経験のある方もいるかと思います。

しかし、それらの問題も予約管理をシステム化することが解消することができます。

メリット2. 利用状況や予約状況をクラウドで確認できる

予約状況をクラウド上で管理することで、いつでもどこからでも確認できることもメリットの一つです。

いつでも予約を予約ができるので、ついつい後回ししてしまう会議室の予約その場で済ませることができます。

メリット3. 連絡や調整の時間を減らすことができる

手作業で会議室の予約状況を管理しようとすると、連絡や調整の手間がかかってしまうことはよくあります。

予約の調整に当てる時間を削減して、より生産的な業務に当てることができます。

【無料】会議室予約システム5選

会議室予約システムは便利な反面、その多くが利用するためにコストがかかります。

そうはいっても、できるだけコストをかけずに使いたいですよね。

また、システムを本格的に導入する前に、実際に試してみたいという方もいらっしゃるかと思います。

そこでここでは、

• AirRESERVE(エアリザーブ)
• Coubic(クービック)
• RESERVA(レゼルバ)
• SELECTTYPE(セレクトタイプ)
• りざぶ郎

の5つの会議室予約システムを紹介します。

これらはすべて基本機能を無料で利用することができるので、お気軽にお試しください。

1. AirRESERVE(エアリザーブ)

AirRESERVEは、基本料金無料ですぐに導入できるサービスです。

AirRESERVEから発行されるリンクを、ホームページなどに掲載するだけで、システムを利用できます。

2. Coubic(クービック)

coubicでは、あらかじめ用意されているコードをコピペするだけで、簡単に予約ボタンや予約カレンダーを作成することができます。 個人法人合わせて250,000件もの導入実績のある、安心の予約管理サービスです。

3. RESERVA(レゼルバ)

RESERVAは、登録から3分で設定が完了することができる導入しやすいサービスです。

無料プランでも、オンライン決済機能やアンケート機能などが使えます。

4. SELECTTYPE(セレクトタイプ)

SELECTTYPEは、デザイン面と機能面どちらも優れた予約フォームを作成できるサービスです。

メルマガ配信や顧客管理の機能が備わっているのも特徴です。

マーケティングオートメーションのような使い方もできるので、カスタマー向けの事業を行っている企業におすすめです。

5. りざぶ郎

りざぶ部はメールアドレスなどの登録が一切不要な、無料の予約管理ツールです。

デザインや機能性もさることながら、無料で使えるので、会議室予約システムを試験的に運用してみたい企業におすすめです。

【有料】会議室予約システム13選

有料版の会議室予約システムを導入する最大のメリットは、豊富なオプション機能を利用できることです。

その他にも、

• 保有できるアカウント数
• 外部サービスとの連携の可否
• 専用サーバーの有無

などが無料版との違いとして挙げられます。

ここでは、13の会議室予約システムを、それぞれの特徴を中心に紹介します。

1. ACALL会議室管理機能

ACALLの会議室管理機能を利用すれば、会議室の重複予約やカラ予約を防止することができます。

会議室アプリをダウンロードしたiPadを各会議室に置くことで、端末でアジェンダや時間を管理し、より効率的に会議を行うことができるようになります。

2. BRoomHubs

BRoomHubsでは、会議室を予約するときに来訪を登録することができます。

来訪者と対応担当者を一覧化することで、受付担当者との情報共有を効率化することができるのも魅力の一つです。

3. SmartRooms(スマートルームズ)

SmartRoomsは各会議室ごとに端末を置くことも、大きな端末一つで管理することもできます。そのためオフィスの規模に合わせて最適なプランを選ぶことができます。

日本語だけでなく英語にも対応しているので、外資系企業のオフィスに最適です。

4. touch-mee(タッチミー)

touch-meはその名の通り、スマホタッチで入退室を管理できるのが特徴です。

会議室の前に専用のシールを貼るだけで利用できるため、端末取り付けなどの工事が不要です。そのため、申込みから最短5日ですぐに利用をはじめられます。

5. desknet’s NEO(デスクネッツネオ)

desknet’s NEOは、アプリをダウンロードすることなく、ブラウザから利用することができる会議室予約システムです。

空いている会議室を自動でピックアップしてくれるので、無駄を省いた会議室運用を手助けしてくれます。

6. ROOM LEAD(ルームリード)

ROOM LEADは、

• 会議室予約
• 空いている会議室の検索
• 予約状況の確認

などを一元管理できる、非常にベーシックな会議室予約システムです。

シンプルにデザインされているので、どなたでも迷うことなく使うことができます。

8. BizRoom(ビズルーム)

BizRoomでは会議室前に設置したタブレットとグループウェアとを連携して、会議室の予約状況を管理できます。

ログデータから会議室の利用実態を可視化してくれるため、会議室の利用の効率化をサポートしてくれます。

9. SmartTimeShare(スマートタイムシェア)

SmartTimeShareは月別稼働率や自動キャンセル率など8種のデータをもとに、会議室の運用状況をグラフに書き出してくれる会議室予約システムです。

Googleカレンダーのような縦型のデザインなので、不慣れな人でも簡単に運用することができます。

10. NTTデータ 会議室予約システム iMeeting-R

iMeeting-Rはシンプルな画面デザインと、必要最低限の手順で使える操作性で、誰でも使うことことができる予約管理システムです。

あらかじめ設定しておけば、会議室に備え付けの端末からドリンクオーダーもできます。

11. Direct Reserve(ダイレクトリザーブ)

Direct Reserveは、トップクラスの低コストを謳っている会議室予約システムです。

サンクスメールやリピーターメルマガの発行ができるので、カスタマー向け事業を行っている企業に適してます。

12. conferio(カンファリオ)

conferioはシンプルで直感的なデザインのため、迷うことなく使うことができるシステムです。

また、日本語と英語の2カ国語に対応しているので、外資系やグローバル企業での利用にも適しています。

13. ChoiceRESERVE(チョイスリザーブ)

ChoiceRESERVEは、JALやSoftBankといった名だたる企業での導入実績がある会議室予約システムです。

会議室の予約に特化しているため、コストをあまりかけずに導入可能です。

14. Reservation Engine(リザベーションエンジン)

Reservation Engineは、官公庁やグローバル企業などの基準を満たした、たいへん高度なセキュリティ対策が施されているシステムです。

システム導入前には、無償でのコンサルティングやサポートを提供しているので、安心して利用できるサービスになっています。

まとめ：まずは無料の会議室予約システムをお試しください

最後に、ここまでの内容をまとめます。

会議室の予約管理をシステム化できる、会議室予約システム。

その会議室予約システムを導入するメリットは、

• 予約忘れや重複などの人的ミスを防止できること
• 利用状況や予約状況をクラウドで確認できること
• 連絡や調整の時間を減らすことができること

です。

この記事では、無料できる会議室予約システムを5つ、より多機能な有料のものを13種紹介させていただきました。

無料で利用できるものであっても、その効果は実感することができるかと思います。

会議室にまつわるお悩みをお持ちであれば、ぜひ導入を検討してみてくださいね。